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ESCAT Lösungen

Organisation und Integration von Unternehmensprozessen

Multifunktionsgeräte drucken, kopieren und scannen – schnell, effizient und mit hoher Qualität. Damit sind die technologischen Möglichkeiten dieser Alleskönner jedoch bei Weitem noch nicht ausgereizt. Im Trend liegen Geräte, die intelligente Funktionen wahrnehmen. Eine neue Dimension des Workflowmanagements setzt dies durch die Anbindung verschiedenster Softwareapplikationen an Multifunktionsgeräten bereits heute um.

Die Software wird mit den Kopier-, Scan- und Druckgeräten zunehmend eine Einheit bilden. Neben grundsätzlichen Vereinfachungen liegt der Fokus insbesondere auf dem Bereich Dokumentenmanagement. Spätestens nach der Verpflichtung zur elektronischen Archivierung durch die Gesetzgeber beginnt die Suche nach unkomplizierten und bedienerfreundlichen Systemlösungen, die dabei helfen, die Effizienz im Unternehmen zu steigern und Ressourcen zu schonen.

Der Trend: Weg von der reinen Büroausstattung mit Maschinen, hin zum Management kompletter Arbeitsprozesse durch das Zusammenspiel von Maschine und passender Software. Dies betrifft vor allem folgende Bereiche:

Formulardruck:

  • Formulare im Haus produzieren
  • Drucken von Formularen nach Bedarf
  • keine Makulatur durch notwendige Änderungen an Formularen
  • Formulare mit den Daten mit drucken

Kosten und Zugriffskontrolle:

  • Analysieren, welche Geräte über oder unterbeansprucht werden
  • Zuordnen von Kosten nach Abteilung, Kostenstelle, Projekt, Klient etc.
  • Erfassen, wie und durch wen Drucker und Multifunktionsgeräte (MFP's) genutzt werden
  • Produktion aussagekräftiger Berichte über Gerätenutzung
  • Welcher User darf auf welchem Gerät bestimmte Funktionen in welchem Ausmaß nutzen (zB. Farbdrucke und Kopien)

Scannen und Verteilen:

  • Erzeugung volltextdurchsuchbarer PDF-, JPEG-, Word-, Excel-, OpenOffice- oder Tiff -Dateien
  • Scannen in Netzwerkordner oder direkt in Archivierungs- oder Workflow-Lösungen
  • Scannen in Sharepoint
  • Beschlagwortung der gescannten Dokumente direkt am MFP
  • User kann seine Druckjobs an jedem beliebigen Gerät im Netzwerk abholen
  • Senden von Druckjobs per E-Mail von jedem Device (Notebook, PDA, Handy) als PDF-Anhang an den MFP

Sicherheit:

  • Ausgabe der Druckjobs erst nach Authentifizierung des Users am Gerät über Pin oder Magnet- bzw. Näherungskarte
  • Automatisches Löschen der gespeicherten Jobs nach einem definierten Zeitraum

Workflows:

  • Erstellung individuell angepasster Workflows 
    (z.B. Genehmigungsprozess für Eingangsrechnungen)