Personalakte - inPoint HR

Führen Sie alle Dokumente rund um Ihre Mitarbeiter*innen in einem digitalen Akt - rechtskonform, sicher und von überall aus verfügbar. ESCAT berät Sie gerne und setzt mit Ihnen Ihre digitale Personalakte um.

Die Herausforderung

Das Personalmanagement wird mit vielschichtigen Anforderungen konfrontiert: 

• Bewerbungen
• Einstellungen
• Aus- und Weiterbildungen
• Zertifizierungen
• Krankenstände
• Urlaubsanträge
• Personaldaten
• Firmenaustritte
• u.v.m.

All diese Tätigkeiten führen Dokumente, Bilder, Schriftverkehr und Dateien für jeden Mitarbeiter*innen mit sich, die es abzulegen, zu verwalten und zu aktualisieren gilt. Darüber hinaus müssen Fristen eingehalten, Updates zeitgemäß durchgeführt und die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Zwar bieten viele HR-Management Softwarelösungen Module für die Dokumentenarchivierung an. Jedoch decken diese oftmals nur einfache, einzelne Grundfunktionen eines modernen, digitalen Dokumentenmanagements ab. Darüber hinaus besteht das Problem der Zugriffe von unterschiedlichen Ebenen: wenn beispielsweise Führungskräfte vereinzelt auf Personaldokumente zugreifen wollen, benötigen sie dafür genauso teure Lizenzen, wie Mitarbeiter*innen, die täglich mit der Software arbeiten. Mitarbeiter*innen selbst haben praktisch nie Zugang zu ihrer persönlichen digitalen e-Personalakte.

Die Lösung

Die digitale inPoint Personalakte stellt sich diesen Herausforderungen und erfüllt alle oben genannten Anforderungen. Sie ermöglicht eine einfache und sichere Bearbeitung aller Personalunterlagen und eine saubere Dokumentation sämtlichen Schriftverkehrs. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit sie an Ihr bestehendes HR-System (z.B. SAP HCM) anzubinden. Mitarbeiterstammdaten und Dokumente können innerhalb und außerhalb Ihrer bestehenden HR-Lösung gemeinsam genutzt werden. Sie bestimmen dabei, welche Stammdaten aus ihrer HR-Lösung (Name, Adresse, Abteilung, Eintritt, Austritt, Mutterschutz, …) in der inPoint Personalakte angezeigt werden sollen. inPoint  DMS importiert diese Daten automatisch aus Ihrem HR-System. SAP-Anwender können die digitale inPoint Personalakte zum aktuell angezeigten Mitarbeiter auf Knopfdruck öffnen. Natürlich kann die digitale inPoint Personalakte auch allein ohne Anbindung an ein Drittsystem genutzt werden.

Die inPoint Personalakte steht in verschiedenen Client-Varianten zur Verfügung, um Dokumente dort zu nutzen, wo sie entstehen und bearbeitet werden: als Desktop App, als Webclient und als Plugin für Microsoft Outlook, Microsoft Office und dem Windows Explorer. Selbstverständlich liegt eine umfassende Rechteverwaltung wie im gesamten Dokumentenmanagementsystem (inPoint DMS) zugrunde.

Der Nutzen

Die inPoint Personalakte ermöglicht einen vollständigen Überblick über alle Informationen, Dokumente und Daten eines Mitarbeiters. Diese werden an einer zentralen Stelle abgelegt und verwaltet. Die Softwarelösung inPoint Personalakte bildet eine Klammer über alle Informationen zu einem Mitarbeiter. Daten, Verträge, Bilddokumente, E-Mails, usw. werden aus unterschiedlichen Systemen zusammengeführt. Dabei werden Medienbrüche zwischen unterschiedlichen IT-Systemen und papiergebundenen Ablageformen vermieden. Sämtliche personenbezogenen Dokumente aller Art können einfach, mittels Drag & Drop in inPoint HR gezogen und zentral abgelegt werden. Auch Massenbelege, wie z.B. monatliche Gehaltsabrechnungen der Lohnverrechnungsabteilung können automatisch von anderen Systemen importiert werden. Die Datenpflege reduziert sich dadurch erheblich. Die integrierte Vorlagenbibliothek verbessert die Qualität bei der Erstellung neuer Dokumente.

Wiedervorlagen ermöglichen eine zeitgerechte Erinnerung an notwendige Fristen oder Ausbildungs- und Zertifizierungsschritte. Mitarbeiter werden rechtzeitig über erforderliche Schulungsmaßnahmen und andere Termine proaktiv informiert. InPoint DMS ermöglicht die Auswahl von Personalakten oder einzelnen Dokumenten, um dann im Kalender den gewünschten Erinnerungszeitpunkt zu markieren. Die Erinnerung kann dann mittels E-Mail an sich selbst bzw. zuständige Mitarbeiter*innen erfolgen und es besteht die Möglichkeit die Aufgabe in den Outlook Kalender zu übertragen. 

Mitarbeiter*innen können über Onlineformulare digitale Arbeitsabläufe (Workflows) starten, beispielsweise einen Urlaubsantrag oder eine Dienstfreistellung übermitteln oder eine Änderung ihrer personenbezogenen Daten wie die Wohnadresse an die Personalabteilung melden. Die Personalakte kann gänzlich oder teilweise für betroffene Mitarbeiter*innen zur Einsichtnahme frei gegeben werden, temporär oder unbefristet. Diese optionale Erweiterung mit digitaler Vorgangsbearbeitung reduziert die Durchlaufgeschwindigkeit und erhöht die Transparenz der HR-Prozesse. Je nach Berechtigung können Anwender inPoint HR-Dokumente öffnen und ändern. Die Änderungen werden automatisch als neue Dokumentenversionen in der digitalen Personalakte angelegt – dies erhöht die Nachvollziehbarkeit und zeigt den Änderungsverlauf. Die fristgerechte Erledigung von Aufgaben werden mittels ToDo-Listen und einem Eskalationsinspektor überwacht. Details und Abschlussberichte aus dem Workflow werden ebenfalls in der inPoint Personalakte gespeichert.

Auch bei der Bewerberauswahl ist eine Prozessdigitalisierung möglich. Mit inPoint DMS wird eine e-Akte zur ausgeschriebenen Position erstellt. Darin werden die einzelnen Bewerberakten mit der gesamten Dokumentation und der Schriftkorrespondenz gespeichert. Über Workflow-Formulare erfolgt nun die Bewerberbewertung über mehrere Etappen, wobei die Bewerber über den aktuellen Bearbeitungsstand über automatische E-Mails informiert werden können. Bei Einstellung wird die Bewerberakte in eine Personalakte umgewandelt.

Dank dem inPoint Webclient kann von überall aus auf die Informationen zugegriffen werden.

Sensible Dokumente werden verschlüsselt abgelegt und sind gemäß DSGVO-Vorgaben geschützt. Führungskräfte und Personalentwickler können, gesteuert nach ihren jeweiligen Berechtigungen, auf personenbezogene Informationen und Dokumente zugreifen. Autorisierung und Rollen können direkt in inPoint DMS konfiguriert werden. Dokumente können auf Wunsch verschlüsselt gespeichert werden (AES/256Bit/Salt). Darüber hinaus sind die digitalen Personalakten, gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vom Löschen geschützt.

Profitieren Sie vom langjährigen Knowhow der ESCAT Dokumentenmanagement GmbH und informieren Sie sich jetzt zum Thema „inPoint Personalakte“. Weitere innovative Fachbereichslösungen finden Sie auf unserer Website. 

Für weiterführende Informationen, Beratungen und Terminvereinbarungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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