Digitales Vertragsmanagement - Schneller. Sicherer. Nachhaltiger.

Arbeitsverträge, Mietverträge, Lieferantenverträge, Dienstleistungsverträge, Wartungsverträge, Serviceverträge, Verträge mit Finanzdienstleistern, Versicherungsverträge, Vertriebsverträge, Kundenverträge, Fuhrparkverträge, Energieverträge, Telekommunikationsverträge (Internet, Telefon), Kooperationsverträge, u.v.m. … 

Die Übersicht über alle Verträge und deren Details wie z.B. anstehende Fristen (Vereinbarungen, Kündigungen, Verlängerungen, …) zu behalten, ist unumgänglich. Ebenso wie die Erfüllung von gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO) und Compliance-Vorgaben.

Mit einem digitalen Vertragsmanagement behalten Sie den Überblick, erhöhen die Effizienz Ihrer Vertragsprozesse und können rechtliche Anforderungen, sowie Datenschutzbestimmungen erfüllen.

Doch was ist ein digitales Vertragsmanagement? 

Im Wesentlichen zielt das digitale Vertragsmanagement darauf ab, manuelle und papierbasierte Prozesse zu digitalisieren und teilweise durch automatisierte Abläufe zu ersetzen. (Erstellung, Überprüfung, Unterzeichnung, Speicherung, Verfolgung und Verwaltung)

Zusätzlich leisten Unternehmen einen wesentlichen Beitrag für Umwelt und Nachhaltigkeit durch Reduzierung von Papier, Toner und Drucker - Kostenfaktoren, die zu Einsparungen beitragen.

Welche Mehrwerte bietet Ihnen die Digitalisierung Ihrer Vertragsprozesse?

• Zentrale Verwaltung und Kontrolle: Verträge werden zentral und digital erfasst, organisiert und verwaltet. Schnelle Zugriffsmöglichkeiten auf Ihre Vertragsdaten und -dokumente, erleichtern die Überwachung von Vertragsverpflichtungen und Fristen. Sie erhalten eine klare Übersicht über Ihre Verträge und können den Vertragslebenszyklus von Anfang bis Ende genau verfolgen. Dies ermöglicht, eine bessere Entscheidungsfindung und Planung.
• Fristenverwaltung: Ein digitales Vertragsmanagement trägt dazu bei, das Risiko von Vertragsverletzungen zu minimieren. Vertragsfristen (Verlängerungen, Kündigungen) und terminliche Vereinbarungen werden automatisiert überwacht und Benachrichtigung gesendet, um sicherzustellen, dass vereinbarten Fristen nicht übersehen werden. Zudem wird die Einhaltung von gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erleichtert, was rechtliche Konflikte verhindert.
• Revisionssicherheit und Transparenz: Eine strukturierte und revisionssichere Ablage aller Vertragsdokumente und Kommunikation sorgt für transparente Prozesse. Änderungen können jederzeit nachvollzogen und einer Person zugeordnet werden. Auch werden diese automatisch vom System im Dokument markiert, wodurch gleich ersichtlich ist, was im Vergleich zur Vorversion geändert wurde.
• Bessere Zusammenarbeit: Ein digitales Vertragsmanagement fördert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und mit externen Partnern. Verträge können bei Bedarf mit am Vertragsprozess beteiligten Personen geteilt, gemeinsam und in Echtzeit bearbeitet, sowie über Berechtigungsvergaben vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.
• Freigabeprozesse & digitaler Signaturen: Eine Digitalisierung sorgt für einfachere und transparente Genehmigungsprozesse. Dies beschleunigt die gesamte Vertragsverarbeitung von der Erstellung über die Freigabe bis zur Unterzeichnung. Auch die Einbindung digitaler Signaturen ist möglich.
• Datensicherheit & Zugriffsrechte: Zugriffsrechte auf Vertragsdokumente können über Berechtigungsvergaben und Zugriffskontrollen individuell oder abteilungsweise festgelegt werden. Auch temporäre und zeitlich begrenzte Berechtigungsvergaben sind möglich. Eine Datenverschlüsselung bei sensiblen Dokumenten bietet zusätzlichen Schutz vor unbefugten Zugriffen.
• Mobiler Zugriff: Durch einen mobilen Zugriff auf Ihre Verträge und Dokumente behalten Sie den Überblick und können Informationen jederzeit abrufen.
• Zeit- und Kostenersparnis: Automatisierte Prozesse und Workflows, führen zu schnelleren Vertragsabschlüssen, verkürzten Bearbeitungszeiten und geringeren Verwaltungskosten. 

Wie kann ein digitales Vertragsmanagement zur Erfüllung gesetzlicher Bestimmungen und Compliance-Vorgaben beitragen? 

• Verschlüsselung und sichere Aufbewahrung sensibler Vertragsdokumente
• Compliance-Vertragsvorlagen zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
• Revisionssichere Aufbewahrung von Verträgen
• Compliance Reporting des aktuellen Vertragsstatus in Bezug auf Compliance und gesetzliche Anforderungen
• Erleichterte Erstellung und Verwaltung von Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA)
• Automatisierung von Compliance-Workflows 
• Nachverfolgung von Änderungen 
• Automatisierte Überwachung von Fristen und Terminen für die Erfüllung von Vertragsverpflichtungen
• Zugriffskontrollen und Berechtigungsvergaben

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ESCAT Dokumentenmanagement GmbH analysiert Ihre bestehenden Vertragsprozesse und bietet Lösungen etablierter Softwarepartner auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen, Unternehmensgröße und Budgetvorgaben. Ob als Modul einer künftigen DMS-Lösung oder als Stand-Alone-Variante. Die Softwarelösungen erfordern keine Neuentwicklung und können bei Bedarf in bestehende Systemlandschaft (ERP, SAP, Branchensoftware) integriert werden. Individuelle Anpassungsmöglichkeiten bieten die notwendige Flexibilität.
 
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