Dokumentenarchivierung und Revisionssicherheit – Warum das wichtig ist!

Die revisionssichere Archivierung ist von entscheidender Bedeutung für Unternehmen. Welche Möglichkeiten es gibt bzw. welche Konsequenzen drohen, wenn falsch archiviert wird, erfahren Sie im aktuellen Blogartikel. Ob Eingangsrechnungen, Buchungsbelege oder Briefverkehr – in Zeiten der Digitalisierung sind Unternehmen bestrebt die Unmengen an anfallendem Papier und die damit verbundenen Tätigkeiten (Druck, Scan, Lagerung) zu reduzieren oder gänzlich zu vermeiden. Vor allem in der Buchhaltung kann viel Papier und damit auch Archivfläche eingespart werden.

Wer auf eine digitale Ablage setzt und originale Papierstücke nicht aufbewahren will, hat die Vorgaben eine rechtmäßige Buchführung einzuhalten. Eine dieser Vorgaben ist eine revisionssichere digitale Archivierung (WORM: write once, read many), die eine nachträgliche Bearbeitung oder Löschung unmöglich macht.

Revisionssicherheit, aber wie?

Eine sichere Lösung ohne spezielle Anforderung an die Hardware liefert das inPoint Dokumentenmanagementsystems (DMS). Das Modul "Archivierung" zeichnet sich durch eine integrierte softwarebasierte Revisionssicherheit aus, die eine nachträgliche Bearbeitung der Dokumente unmöglich macht. 

Darüber hinaus kann der Revisionsprozess Ihrer Dokumente mit inPoint DMS so automatisiert werden, dass der Endbenutzer keine Detailkenntnisse benötigt. Aufbewahrungsfristen (Retention Time) können individuell gesetzt werden, von null bis unendlich. 

Nach Verstreichen der Aufbewahrungsfrist garantiert ein integrierter Löschprozesses die vollständige Vernichtung der digitalen Daten. Auf Basis eines Vieraugenprinzips erstellen wir einen Workflow, der eine mehrstufige Genehmigung zur endgültigen Löschung dokumentiert (bspw. gemeinsam durch die Buchhaltung und die IT-Abteilung).

Eine zusätzlicher Revisionsschutz auf Hardwareebene empfiehlt sich, um die Daten zu schützen, etwa wenn sich Unbefugte direkt im Serverraum Zugriff verschaffen. In Kombination mit  revisionssicheren Speichersystemen namhafter Hersteller (EMC, Netapp (Snaplock), Hitachi und FAST LTA)  garantiert inPoint DMS darüber hinaus die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, indem die Daten auf dem Speichersystem so abgelegt werden, dass diese auch nicht durch Administratoren gelöscht oder verändert werden können.  Dies ist von besonderer Bedeutung, wenn Sie weitere inPoint DMS Module, z.B. die Langzeitablage von steuerrechtlichen Dokumenten planen.

Verschlüsselungsviren, keine Chance!

InPoint Archivierung macht es für Viren unmöglich, die Daten im revisionssicheren Archiv zu zerstören. Dies gilt nicht nur für hardware- sondern auch für unsere softwarebasierte inPoint Archivierungslösung. Dabei bleibt die Usability nicht auf der Strecke. Obwohl der Endbenutzer die Dokumente im Archiv wie gewohnt in der Dokumentenablage (Filesystem) auffindet, sind dank Ransomware nicht autorisierte Zugriffe über die abgesicherte Schnittstelle geblockt.

Welche Folgen hat falsches Archivieren von Dokumenten? 

Falsche oder mangelhafte elektronische Archivierung kann schwerwiegende Folgen haben: 

• Steuerstrafen
• Aberkennung des Vorsteuerabzugs
• Verweigerung der Kostenverrechnung
• Im Zuge eines Gerichtsprozess kann mangelhaft archivierten Dokumenten eine geringere Beweiskraft unterstellt werden

Wir erörtern gemeinsam Ihre maßgeschneiderte Lösung für eine revisionssichere Archivierung.
Für ein informatives Erstgespräch und weiterführende Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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