Hohe Benutzerakzeptanz durch Multiclient-Strategie

Dank der inPoint Multiclient-Strategie wird das DMS von Beginn an auf eine hohe Benutzerakzeptanz stoßen und die Einführung ein erfolgreiches IT-Projekt. ESCAT begleitet Sie dabei gerne.

Die Herausforderung

Wir Menschen sind Gewohnheitstiere und ändern unsere Arbeitsweisen ungern. Das kann jedoch bei Veränderungen des Gewohnten, beispielsweise bei der Einführung neuer IT-Systeme, zu Problemen führen. Die Benutzer*innen sind etablierte Abläufe gewöhnt, die sich in der Praxis bewährt haben und deshalb nicht mehr hinterfragt werden. Setzt man ihnen nun ein neues System mit einhergehender neuer Benutzeroberfläche und Arbeitsabläufen vor, kann es dazu kommen, dass die Benutzer*innen dies abblocken bzw. nur mit Widerwillen annehmen, da sie ihre Arbeitsweise ändern müssen. Im schlimmsten Fall scheitern dadurch IT-Projekte, wenn die Mitarbeiter*innen diesen mit Skepsis gegenüberstehen und diese boykottieren. Um die Benutzerakzeptanz zu erhöhen, setzt das Dokumentenmanagementsystem inPoint DMS auf eine Multiclient-Strategie.

Die Lösung

Dank der inPoint Multiclient-Strategie müssen viele Benutzer*innen nicht umgeschult werden und können ihre gewohnten Arbeitsabläufe beibehalten. Sie arbeiten mit den bekannten Anwendungen weiter, in die sich das DMS nahtlos integriert. inPoint läuft im Hintergrund und ist für den Benutzer nicht/kaum wahrnehmbar. Dennoch werden alle Dokumente, Bilder und Korrespondenzen an einer zentralen Stelle verwaltet und das DMS legt sich wie ein Mantel über alle Programme. Es lässt sich nahtlos, ohne Schnittstellenprobleme durch die Clients in die bestehende Umgebung integrieren und ermöglicht ein sofortiges Arbeiten mit dem neuen System, ohne langwierige Schulungen und ohne tiefgreifende Umstellung der Arbeitsweise.

Die ausgereifte Multiclient-Strategie des Dokumentenmanagementsystems ermöglicht einen effizienten Umgang mit Dokumenten und Daten. Durch spezielle Clients (Softwarelösung) integriert sich inPoint DMS nahtlos im System des Anwenders und alle Richtlinien des DMS kommen zur Anwendung. Wird beispielsweise eine Datei in der Explorer-Struktur des eigenen Notebooks abgelegt (“speichern unter”) und der inPoint-Sync-Client läuft, wird der Benutzer aufgefordert notwendige Metadaten einzugeben und die Datei wird automatisch im Dokumentenmanagementsystem erfasst und synchronisiert, ohne dass der Benutzer seine gewohnte Oberfläche verlässt.

Die nachfolgende Auflistung zeigt eine Auswahl der verfügbaren Clients rund um inPoint DMS:

• Desktop Client - Officearbeit: Dank dem Desktop Client ist vertraute Arbeitsweise im Office-Look möglich. Man kann digitale Akten anlegen und verwalten, Dokumente hinzufügen und durch die integrierte Versionsverwaltung können Änderungen nachvollzogen werden bzw. jederzeit vorhergehende Versionen wiederhergestellt werden. Akteninhalte können mit anderen Kollegen geteilt, Suchabfragen und Wiedervorlagen können verwaltet werden, ...
• inPoint Web Client: Durch den inPoint Web Client kann von unterschiedlichen Endgeräten aus auf e-Akten zugegriffen werden. Berechtigte Mitarbeiter*innen können auch von mobilen Geräten aus, über einen Standardbrowser auf zentrale Dokumente zugreifen. Dies ist ohne Client-Installation möglich. Single Sign-on ermöglicht einen komfortablen Zugriff. Ebenso können ausgewählte Dateitypen direkt im Browser editiert werden.
• inPoint Office - speichern unter...: Das zusätzliche Symbol “iP Ablegen” wird in der Menüleiste angezeigt. Dadurch kann man ein spezielles Ablagefenster öffnen, in dem durch eine Baumstruktur auf die einzelnen Ordner des Archivsystems zugegriffen werden kann. Sie speichern beispielsweise direkt aus Microsoft Excel in das DMS. 
• inPoint Outlook: Oftmals wird der Großteil des Tagesgeschäfts über Outlook organisiert. Da die inPoint Dokumentenverwaltung bis tief in die Microsoft Office Welt integriert ist, hat man so die gesamte Akte jederzeit griffbereit. Durch das Outlook-AddIn kann direkt innerhalb der bekannten Microsoft-Anwendung auf das Dokumentenmanagementsystem zugegriffen werden.
• inPoint Sync: Das Archiv wird als Laufwerk in Windows integriert und kann somit, wie ein normaler Ablagepfad auf einem Fileserver verwendet werden. Mit der bekannten Funktion “Speichern unter” können Dokumente aus jeder Anwendung ins Archiv verschoben werden, ohne dass spezielle Plugins für die einzelnen Programme programmiert werden müssen. InPoint Sync funktioniert auch im Offline-Modus. Die Synchronisierung erfolgt automatisch so bald wieder eine Internetverbindung besteht. Um Konflikte der Parallelbearbeitung zu vermeiden, können Dokumente für einen User zur Bearbeitung gesperrt werden oder der User kann bei der Synchronisation wählen, ob er seine Version verwerfen oder als Zusatzversion einpflegen möchte.

Der Nutzen

Mit der Mitarbeiterakzeptanz steht und fällt oftmals ein IT-Projekt. Da die inPoint Multiclient-Strategie für den Mitarbeiter*in seine gewohnte Arbeitsplatzumgebung und Arbeitsabläufe erhält, führt es zu einer hohen Akzeptanz, die unerlässlich für eine schnelle und kostenschonende Umsetzung von IT-Projekten ist. Dank den unterschiedlichen Clients können Mitarbeiter*innen ihre gewohnte Arbeitsweise beibehalten.

Durch die nahtlose Integration in die bestehenden Softwarelandschaft führen Sie ein DMS wesentlich schneller ein, sparen sich ausgedehnte Mitarbeiterschulungen steigern durch das neue System die Effizienz Ihres Arbeitsalltags. Nerven, Zeit und Geld werden gespart. 

Profitieren Sie vom langjährigen Knowhow der ESCAT Dokumentenmanagement GmbH und informieren Sie sich jetzt zum Thema „inPoint Multiclient“. Weitere innovative Business Solutions finden Sie hier auf unserer Website. 

Für weiterführende Informationen, Beratungen und Terminvereinbarungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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