Dokumentenmanagement | 14.07.2021
Jetzt auf Microsoft 365 umsteigen?
Was müssen Sie wissen, wenn Sie einen Umstieg auf Microsoft 365 in Erwägung ziehen? Was kann Microsoft 365 und was sind seine Vorteile im Vergleich zu Einmallizenzen? Unsere Projekterfahrungen möchten wir in diesem Artikel mit Ihnen teilen und gleichzeitig ausgewählte Irrtümer aufzeigen.
Verwechslungsgefahr
Dem aufmerksamen Leser ist sofort aufgefallen, dass wir in der Überschrift von Microsoft 365 sprechen. In der neuen Namensgebung besteht schon die erste Verwechslungsgefahr! Microsoft 365 (auch MS365) ist nicht nur der neue Name für Office 365 (O365), sondern eine Kombination aus mehreren Microsoft Diensten. Manche Kunden denken, dass Microsoft 365 das gleiche ist wie die bekannten Office-Apps, beispielsweise Word, Excel oder PowerPoint, die man „nur“ online nutzen kann. Doch Microsoft 365 hat viel mehr zu bieten.
Die drei Säulen von MS365 und der Unterschied zwischen Office 365 und MS365:
Im Wesentlichen kann man die Microsoft 365 Enterprise Suites in drei Säulen kategorisieren.
- Office 365 mit den Hauptprodukten Exchange Online, Sharepoint Online, Teams, Office Apps, uvm. Darüber hinaus sind in diesem Paket die OnPremise-Zugriffslizenzen für Exchange und Sharepoint enthalten, falls Sie weiterhin Hybrid arbeiten wollen.
- EMS (Enterprise Mobility & Security) ist ein Set an Sicherheits- und Verwaltungstools, die für einen modernen und sichern IT-Betrieb unumgänglich sind. Dazu zählen etwa Multi-Faktor-Authentifizierung, Intune (MDM), Conditional Access oder Azure Information Protection. Weiters sind die User Cals für Windows Server, SCCM (neu MECM) und SCEP (Virenschutz) mit dabei.
- Windows 10 Enterprise ist die dritte Säule, die das Gesamtpaket abrundet. Die Features von Windows Enterprise sind, wie die EMS Suite, für erhöhte Sicherheit und leichtere Verwaltung notwendig.
Jede dieser drei Säulen ist weiterhin separat erhältlich. Das bedeutet, dass man auch heute noch Office 365 mieten kann, ebenso wie EMS und Windows 10 Enterprise einzeln erhältlich sind.
Wer sich tiefer in die Microsoft 365 Lizenzierung einlesen will, dem sind die MS365 Landkarten von Aaron Dinnage unter https://m365maps.com/ ans Herz gelegt. Der Microsoft Mitarbeiter veröffentlicht regelmäßig Übersichten, die vereinfacht darstellen, was in welchem Microsoft bzw. Office 365 Paketen enthalten ist.
Was ist der Plan?
Microsoft bezeichnet seine "Online” Dienste bzw. Lizenzen als Pläne. Es gibt jedes Produkt als Stand-Alone Plan, wie bspw. Exchange Online, Sharepoint Online oder Azure Active Directory Premium. Diese einzelnen Pläne sind wiederum in größeren Plänen enthalten. Als Beispiel: Exchange Online Plan 2 und Sharepoint Online Plan 2 sind in Office 365 E3 enthalten. Diese “Bundles” oder “Sets” werden auch als Suites bezeichnet. Wie weiter oben schon erklärt, sind diese Suites wiederrum Bestandteil von Microsoft 365.
Credit: Aaron Dinnage (m365maps.com), Stand Juni 2021
Den richtigen Plan wählen
Typischerweise entscheiden sich Firmen für Microsoft Cloud-Dienste, weil ein oder mehrere Produktivitäts-Features benötigt werden. Zu den Klassikern der Produktivität zählen Exchange Online, (seit der Pandemie sehr begehrt) Microsoft Teams und natürlich die Office-Apps (Word, Excel, Outlook).
Die oben angeführten Dienste laufen in Microsoft Rechenzentren, was den Kund*innen viel Wartungskosten erspart. Jedoch ist der Kunde weiterhin selbst für die Sicherheit der Daten verantwortlich. Zwar bietet Microsoft für alle einen gewissen Sicherheitsstandard (Security Defaults), jedoch sind diese nicht anpassbar und für anspruchsvolle Firmen nicht ausreichend. Hier kommt die EMS Suite ins Spiel, die dem sicherheitsbewussten Kunden ein Set an Security-Features bietet, die einen modernen Betrieb von Cloud-Diensten gewährleisten.
Der Kreis schließt sich: Wer Office 365 (siehe Screenshot, roter Abschnitt) nutzen will, braucht zwangsläufig auch die EMS Suite (siehe Screenshot, blauer Abschnitt). Kund*innen, die Office 365 E3 und EMS E3 benötigen, greifen in der Regel zu dem nächsthöheren Paket: Microsoft 365 E3.
Dazu ein Rechenbeispiel mit Listenpreisen:
- Office 365 E3 EUR 19,66 per User pro Monat
- EMS E3 EUR 7,38 per User pro Monat
- Windows 10 E3 EUR 5,90 per User pro Monat
- Summe EUR 32,94
Im Vergleich zu der einzelnen Suites kostet Microsoft 365 E3 31,46 Euro pro Benutzer*in pro Monat. Die monatliche Ersparnis beträgt somit 1,48 Euro - pro User*in!
Wir haben folgende Faustregel für die Auswahl von Microsoft Plänen entwickelt:
- Kleine Kunden bis 100 Benutzer = Microsoft 365 Business Premium (in diesem Artikel nicht behandelt)
- Mittlere Kunden bis 500 Benutzer = Microsoft 365 E3
- Große Kunden ab 500 Benutzer = Microsoft 365 E5 oder M365 E3 + E5 Security & Compliance Add-On
Miete vs. Kauf
Microsoft 365 ist ein Mietmodell, daher handelt es sich um operative Kosten. Bezahlt wird pro Monat oder Jahr. Für viele Unternehmen ist dieser Ansatz attraktiv, da sich die Kosten aufteilen. Darüber hinaus bezahlt man Microsoft 365 pro User*in. Diese Skalierbarkeit bietet einen Vorteil für Unternehmen, bei denen die Zahl der User*innen nicht konstant gleichbleibend ist. Die Anpassung der Mietlizenzen an die Mitarbeiterzahl haben viele Firmen während der Pandemie genutzt. Im Gegensatz dazu können Einmalkauf-Lizenzen nicht verringert werden.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie mit Microsoft 365 immer über die aktuelle Software-Version verfügen. Microsoft beschäftigt zahlreiche Expert*innen, die laufend Innovationen entwickeln, welche dann (auf Wunsch) automatisch im System ausgerollt werden. Administrationskosten können so entscheidend gesenkt werden. Zudem verkürzt sich der zeitliche Aufwand für Hardware-Wartung und Software-Updates maßgeblich. Dadurch erhält man mehr Zeit für die eigenen Kernkompetenzen.
Wichtig zu erwähnen ist auch, dass bei einem Wechsel der E-Mail-Konten von der eigenen IT-Infrastruktur in die Cloud, das Risiko von Datenverlusten minimiert wird. Denn bei Microsoft 365 sorgen Expert*innen für die Wartung und Updates.
Mythen über Microsoft 365
Immer wieder äußern Kunden Bedenken bezüglich Datensicherheit bei der Speicherung in der Cloud. Diese Zweifel sind auch berechtigt, da die Cyberangriffe besonders in den letzten Wochen zunehmend ansteigen. Jüngste Beispiele sind die Attacke auf eine Salzburger Molkerei oder die Angriffe über das Kaseya-Softwaremanagement. Dennoch, sobald ein Computer an das Internet angebunden ist, stellt Cyberkriminalität ein generelles Problem dar – egal ob Daten lokal oder in der Cloud speichert sind. Im Gegensatz zur lokalen Datensicherung bietet Microsoft 365 den Unternehmen den Vorteil höchster Sicherheitsstandards, wie weiter oben erklärt. Zum Einsatz kommen beispielsweise Security Development Lifecycle, Überwachungsfunktionen und die Erkennung, Entschärfung und Verhinderung von Sicherheitsrisiken auf Unternehmensebene. Sämtliche Mailanhänge und Links können auf Wunsch im Hintergrund auf verdächtige Inhalte geprüft und neutralisiert werden, noch bevor sie zu einer Gefahr werden können. Außerdem besteht für Microsoft 365 eine finanziell abgesicherte Betriebszeitgarantie von 99,9%.
Weiters werden Microsoft 365 Updates von vielen mit kritischen Augen betrachtet, denn es könnten dadurch wichtige Geschäftsanwendungen gestört werden bzw. im schlimmsten Fall nicht mehr funktionieren. Hier kann Entwarnung gegeben werden, Microsoft 365 Updates haben keinen negativen Einfluss auf die vorhandenen Software-Anwendungen.
Sollten Sie Fragen zur Implementierung von Microsoft 365 haben, setzen Sie sich gern mit uns in Verbindung! Profitieren Sie vom langjährigen Knowhow der ESCAT Dokumentenmanagement GmbH und unserem Partner Rocket Crocodile Consulting GmbH und informieren Sie sich jetzt zum Thema „Microsoft 365“. Entdecken Sie weitere innovative Business Solutions unter Dokumentenmanagement und Digitalisierung auf unserer Website.
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