Kofax AutoStore: Die intelligente Art der Dokumentenerfassung

Kofax® AutoStore ist eine fortschrittliche Lösung, zur Digitalisierung von Dokumenten und Belegen in Papierform, dem automatisierten Auslesen der Informationen und deren Weiterverarbeitung. Die Lösung erfasst dabei Dokumente von unterschiedlichsten Hard- und Softwareplattformen und kann problemlos in bestehende IT-Landschaften integriert werden.

Die Herausforderung

Informationen erreichen ein Unternehmen nach wie vor oftmals in Papierform. Unabhängig, ob es sich dabei um eine Rechnung von einem Lieferanten handelt, oder um ein handschriftlich ausgefülltes Registrierungsformular an der Hotelrezeption. Die enthaltenen Informationen müssen im Regelfall in ein IT-System übertragen werden. Die manuelle Übertragung birgt dabei viele Fehlerquellen (Tippfehler, Ziffernstürze, Mehrfachanlagen, …) und kostet Mitarbeiter*innen wertvolle Zeit. Darüber hinaus müssen unterschiedlichste Eingangsquellen (Post, Fax, E-Mails, …) laufend kontrolliert werden und die Dokumente von fachkundigen Personen geprüft werden, was ebenso einen erheblichen Zeitbedarf darstellt und Ressourcen benötigt.

Die Lösung

Kofax AutoStore ist die ideale Softwarelösung um Dokumente aller Art …

• … standardisiert von unterschiedlichsten Hard- und Softwareplattformen zu empfangen
• … zu digitalisieren 
• … automatisiert auszulesen
• … abzulegen
• … weiterzuverarbeiten

Die einfach in bestehende IT-Infrastrukturen integrierbare Lösung ist rasch installiert und betriebsbetreibt und wartet mit einer Vielzahl an Vorteilen auf. Dabei muss keine spezielle Hardware angeschafft werden – Kofax® AutoStore funktioniert mit einer großen Bandbreite an MFP -Herstellern und -Modellen, sowie Mobilgeräten. Mitarbeiter*innen genießen einen konsistenten Bedienkomfort auf allen Geräten, egal von welchem Hersteller diese sind. Dabei wird jeder Dokumententyp standardisiert verarbeitet und in die entsprechenden IT-Systeme übertragen ohne das Benutzer*innen fachspezifische Kenntnisse besitzen müssen.

Neben dem Empfang der Dokumente von Hardware, können diese auch aus Softwarelösungen übernommen werden (z.B. aus einem E-Mail-Client, einer FTP-Freigabe oder Onlineformularen). Die Lösung kann dabei standortunabhängig verwendet werden. Sie steht den Mitarbeiter*innen im Büro genauso zur Verfügung, wie Kolleg*innen im Außendienst oder Home Office.

Ihr Nutzen

Mit Kofax® AutoStore setzen Sie einen einfachen aber äußerst wichtigen Schritt Richtung digitale Arbeitswelt.

Durch das automatisierte Empfangen und Auslesen der Dokumente werden die Informationen nach Ihren Vorgaben ausgelesen, abgelegt und weiterverarbeitet. Die Fehlerquote sinkt dabei drastisch im Vergleich zur manuellen Weiterverarbeitung der Dokumente.

Mitarbeiter*innen arbeiten wesentlich produktiver: Anstatt Zeit für das manuelle Digitalisieren der Dokumente aufzuwenden und das Übertragen der Daten in die unternehmensinternen IT-Systeme, kann die Belegschaft direkt mit den digitalisierten Daten in den IT-Systemen arbeiten. Kofax® AutoStore übernimmt das Auslesen und Bereitstellen der Informationen vollautomatisch.

Durch die definierten Workflows erhalten Sie darüber hinaus die Sicherheit, dass sowohl die rechtlichen Rahmenbedingungen wie auch die unternehmensinternen Richtlinien eingehalten werden. Workflows können dabei von einfachen Aufgaben wie dem Ablegen der digitalisierten Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder auf einem Fileserver reichen, bis hin zu komplexen Aufgaben und dem parallelen Ansprechen unterschiedlichster Schnittstellen, dem Übertragen der Informationen in Datenbanken oder der Übergabe der digitalen Werte an ERP- und/oder CRM-Systeme. In diesen Systemen können die Daten direkt weiterverarbeitet werden. Die Zeit vom Empfang der Daten – eventuell sogar in Papierform – bis zum Verarbeiten in einem IT-System ist auf ein Minimum gesunken beim gleichzeitigen Ausschließen von manuellen Verarbeitungsfehlern. Dies senkt Personalkosten und erhöht gleichzeitig Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit.

Anwender*innen starten die Workflows dabei direkt von angebundenen Plattformen (z.B. Microsoft Outlook) oder am Display der Multifunktionsgeräte. Die digitalisierten Informationen werden dann umgehend an die definierten Ziele übertragen. All dies geschieht mit der bestehenden Infrastruktur, es muss keine spezielle Hardware angeschafft werden.

Ein weiteres Highlight von Kofax® AutoStore ist die Möglichkeit nicht nur gedruckte Schrift auszulesen (OCR), sondern auch handschriftliche Texte und Informationen (ICR) auszulesen, wie beispielsweise:

• Das eingangs erwähnte Registrierungsformular an der Hotelrezeption
• Unterzeichnete Leistungsnachweise von Handwerker*innen nach erfolgten Reparaturen (Klimaanlagenservice, Heizungstechniker, …)
• Handschriftlich ausgefüllte Lieferscheine
• Ausgefüllte Formulare aller Art wie Versicherungsanmeldungen
• Und vieles mehr

Kofax AutoStore senkt durch die Automatisierung der dokumentenbasierten Geschäftsprozesse die Kosten – vom Eingang der Dokumente über deren Verarbeitung, bis hin zur Ablage. Es erhöht die betriebliche Effizienz, strafft die Prozesse, verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit und sorgt für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Vorschriften. 

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