Personalunterlagen effektiv managen – die Digitale Personalakte

Im modernen Arbeitsalltag, der zunehmend von Digitalisierung und Automatisierung geprägt ist, wird die digitale Personalakte zu einem unverzichtbaren Werkzeug im Personalmanagement. Aber was genau ist eine digitale Personalakte, und warum sollten Unternehmen auf sie umsteigen?

Die digitale Personalakte ist die elektronische Version der traditionellen, papierbasierten Personalakte. Sie enthält alle relevanten Informationen über einen Mitarbeiter, darunter Verträge, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge, Compliance-Dokumente, Weiterbildungsnachweise, Schulungsunterlagen und vieles mehr. Diese Informationen werden in einer zentralen, digitalen Plattform revisionssicher abgelegt und können jederzeit und von überall abgerufen werden. Zudem können Prozesse mit automatisierten Workflows versehen werden.

Unabhängig von der Art des Dokuments, ermöglicht die digitale Personalakte die geordnete Speicherung und Organisation aller HR-bezogenen Dokumente. Dies führt zu einer erheblichen Vereinfachung des Dokumentenmanagements, beschleunigt HR-Prozesse und erleichtert die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben und Compliance-Vorschriften.

Datensicherheit und gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Durch die individuell konfigurierbare Rechtevergabe sorgt eine digitale Personalakte (wie z.B. inPoint - Digitale Personalakte) dafür, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf die Personaldokumente haben, was die Auskunftsfähigkeit verbessert. Dies sorgt für einen stets aktuellen Aktenstand, der von allen autorisierten Personen jederzeit eingesehen werden kann.

Neben benutzerdefinierten Zugriffsrechten ermöglichen integrierte Sicherheitsfunktionen, wie zum Beispiel Verschlüsselung und regelmäßige Datensicherungen, dass sensible Informationen geschützt, Dokumente rechtssicher aufbewahrt und Datenschutz-Vorgaben (DSGVO) erfüllt werden. Die Verwendung digitaler Akten minimiert außerdem das Risiko von Aktenverlust und langen Suchprozessen und verhindert jegliche Form von Manipulation.

Hinweis: Bestätigte Rechtskonformität von inPoint Personalakte gemäß IDW PS 880.

Zentrale Ablage der Personalakten mit Anbindung an Drittsysteme

Alle mitarbeiterbezogenen Informationen werden zentral an einem Ort gespeichert und effektiv verwaltet. Die Anbindung der digitalen Personalakte an eine bestehende HR-Software ermöglicht zudem eine gemeinsame Nutzung von Mitarbeiterstammdaten und Dokumenten innerhalb und außerhalb der vorhandenen HR-Lösung (z.B. SAP HCM). Die Datenpflege reduziert sich dadurch erheblich.

Effiziente Personalprozesse: Workflows und Fristenmanagement

Die Digitalisierung der Vorgangsbearbeitung führt zu einer verbesserten Effizienz und Transparenz bei HR-Prozessen, wie z.B. Urlaubsanträge und Bewerbermanagement.

Des Weiteren ermöglicht eine workflow-gestützte Automatisierung die reibungslose Abwicklung personalbezogener Prozesse u.a. Fristen- und Aufgabenmanagement mit automatisierten Erinnerungs- und Wiedervorlagefunktionen.

Vorteile im Überblick:

• Standortübergreifender Zugriff: Orts- und Geräteunabhängig.
• Personalablagen zusammenführen ohne Medienbrüche: Stammdaten können im Regelfall aus vorhandenen HR-, oder anderen Drittsystemen übernommen und automatisch synchronisiert werden.
• Zentrale Ablage: Alle personenbezogenen Dokumente strukturiert und übersichtlich an einem Ort.
• Datenschutz: Berechtigungsgesteuert auf personalbezogene Informationen und Dokumente zugreifen. Sensible Daten werden gemäß den gesetzlichen Vorgaben und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sicher und rechtskonform archiviert.
• Digitale Workflows: HR-Prozesse und Bewerbermanagement werden über digitale Workflows automatisiert und beschleunigt.
• Erinnerungsfunktionen: Effizientes Fristen & Aufgabenmanagement.
• Temporäre oder unbefristete Zugriffsrechte: Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer das Recht auf Einsicht der eigenen Personalakte. Diesem Recht kann in lesender Form temporär oder unbefristet nachgekommen werden.
• Reduzierte Verwaltungskosten durch effiziente und transparente HR-Prozesse.

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