Routineprozesse digitalisieren und automatisieren Teil 1: Erfassen und Auslesen

Was erwartet Sie in der dreiteiligen Blogserie „Routineprozesse digitalisieren und automatisieren“?  Wir beschäftigen uns mit den Themen „Erfassen & Auslesen“ (Teil 1), „Verarbeitung“ (Teil 2) und „Ablage“ (Teil 3). 

Dokumente, Formulare, Berichte, Rechnungen, Checklisten, Dokumentationen, Organisationsmappen, Schadensmeldungen, Protokolle, Fotos, Aufträge, Übernahmebestätigungen, u.v.m. gelangen in Papier- oder elektronischer Form als E-Mails, PDFs, Fotos, Office-Files u.a. in Unternehmen. Eingehende Informationen, Dokumente und Daten müssen erfasst, ausgelesen, digitalisiert und weiterverarbeitet werden. Der Erfassungs- Übertragungs- und Weiterleitungsprozess wird in vielen Unternehmen trotz fortschrittlicher Automatisierungsmöglichkeiten oft noch manuell durchgeführt und bindet somit personelle Ressourcen, ist zeitaufwändig und birgt oft Fehlerquellen.

ESCAT begleitet Sie bei der digitalen Transformation. 

Die Herausforderung: Manuelle Abläufe als Fehlerquelle

Manuelle Abläufe, wie das Auslesen, Übertragen und Verarbeiten von gedruckten-, digitalen- oder handschriftlichen Dokumenten, Daten und Formularen (z.B. Abtippen von Namen, Daten, Zahlen, ...) wirken sich häufig negativ auf die Datenqualität aus und erhöhen das Risiko von Übertragungsfehlern. 

Darüber hinaus nimmt die manuelle Erfassung zusätzlich Arbeitszeit in Anspruch. Zeit, die von Mitarbeiter*innen erbracht wird und sinnvoller genutzt werden kann, wenn derartige Routineprozesse automatisiert ablaufen. Meist müssen Daten auch in unterschiedlichen Systemen und/oder Datenbanken abgelegt werden, was den manuellen Aufwand nochmals erhöht. Gerade in Zeiten des akuten Personalmangels ist dies ein wesentlicher Aspekt, der für eine rasche Automatisierung dieser Prozesse spricht. 

Lösung: Inhalte automatisiert Auslesen und Erfassen 

Mit Hilfe der Kofax Software lösen Sie die beschriebenen Herausforderungen effizient und nachhaltig.

Eingehende Daten aus unterschiedlichen Quellen werden automatisiert erfasst, in verwertbare Informationen umgewandelt und in Kerngeschäftsanwendungen und -prozesse integriert. Dies führt zu beschleunigten Geschäftsprozessen in Unternehmen und sorgt für mehr Effizienz und Produktivität bei der Datenerfassung und Auslesung, bei gleichzeitiger Maximierung der Dokumentensicherheit und Gewährleistung der Compliance.

Hierzu können Informationen über verschiedenste Eingangsquellen, erfasst werden zum Beispiel: 

• Multifunktionssysteme (MFPs)
• Smartphones, Tablets
• Desktops-PCs
• E-Mail-Server (SMTP, POP3, IMAP)
• Desktopscanner
• Microsoft® Office®-Anwendungen
• Faxserver
• Lokale oder Remote-Ordner
• FTP-Sites (gesichert/ungesichert)
• Verzeichnisse (Netzwerk oder lokal)       
• Freigegebene/öffentliche Ordner 
• XML-Datenströme und andere Quellen 
• Onlineformulare 

Der Nutzen: Mehr Effizienz durch zeitgemäße Dokumentenerfassung

• Zeit sparen
• Fehler minimieren
• Datenqualität erhöhen
• Geschäftsprozesse beschleunigen
• Übersicht bewahren
• Finden statt Suchen

Kofax - Ausgewählte Merkmale:

• Durch die automatische Texterkennung (OCR, Optical Character Recognition) können nicht nur maschinengeschriebene (gedruckte) Texte, sondern auch handschriftlich vorhandene Informationen (ICR – Intelligent Character Recognition) ausgelesen, digitalisiert und weiterverarbeitet werden. 
• Die Softwarelösung ermöglicht nahezu alle Datenbanksysteme anzusprechen und ausgelesene Informationen direkt in diesen abzulegen. Drittsysteme können diese dann beliebig weiterverarbeiten.
• Produktivere und effizientere Mitarbeiter durch verbesserte und aufgewertete Informationsqualität und -details. Fehlerreduktion und weniger manuelle Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten und Daten
• Schutz von Geschäftsinformationen vor unbefugtem Zugriff
• Maximieren der Dokumentensicherheit und Einhaltung von Sicherheitsvorschriften. Anwendung einheitlicher Geschäftsregeln und Datenschutzrichtlinien, wie z.B. automatisches Schwärzen und Wasserzeichen.
• Bildkorrektur 
• Barcode-Erkennung
• Dokumentenkonvertierung 
• Verarbeitung elektronischer Formulare 
• Vorkonfigurierte Cloudspeicher-Konnektoren (Box, Google Drive, Microsoft OneDrive, SharePoint u.a.)
• Unterstützung für Geschäftsprozess-Automatisierung und -Workflows

Mehr zu ROUTINEPROZESSE DIGITALISIEREN UND AUTOMATISIEREN erfahren Sie in Teil 2 dieser Blogserie

Die ESCAT Dokumentenmanagement GmbH ist Ihr verlässlicher Partner für alle Agenden rund um Dokumentenmanagement, Digitalisierung und Managed Print Services. Von der Planung und Konzeption über die Implementierung bis zur laufenden Optimierung stehen Ihnen unsere Expert*innen zur Verfügung. Darüber hinaus unterstützt Sie ESCAT bei der Digitalisierung von Dokumenten nach aktuellen Standards. 

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