Vertragsverwaltung

Das Handling von Verträgen stellt in Unternehmen eine große Herausforderung da. Wo ist die letztgültige Version? Wer muss einen Vertrag freigeben? In welchem Archiv wurde er abgelegt? ESCAT unterstützt Sie bei der Einführung eines digitalen Vertragsmanagements.

Die Herausforderung

Auch bei zunehmender Digitalisierung des Geschäftsalltags bereitet das digitale Handling von Verträgen vielerorts noch Probleme. Die Mehrzahl der Verträge wird nach wie vor in Papierform erstellt und unterfertigt. Simples Scannen und dezentrales Abspeichern im papierlosen Vertragsarchiv – sei es in Netzwerkordnern, in Outlook oder in der Cloud – wird diesen Dokumenten in ihrer Spezifikation aber nicht gerecht. Dabei werden die Vertragspunkte, um die es im Wesentlichen bei schriftlichen Vereinbarungen geht, nicht strukturell erfasst. Wenn diese entscheidenden Inhalte aber nicht für alle am Vertragsmanagement beteiligten Personen zugänglich sind, führt dies unweigerlich zu finanziellen Einbußen. Neben Zusatzkosten in Folge versäumter Fristen etwa für rechtzeitige Kündigungen, Vertragsverlängerungen oder Liefervereinbarungen kann es im schlimmsten Fall zu Pönalzahlungen kommen. 

Die Ablagelandschaft innerhalb der Unternehmen ist oft weder einheitlich noch durchgehend digitalisiert. In vielen Unternehmen erfolgt die Ablage teils in Papierform, teils digital und dies zumeist nicht zentral, da die einzelnen Fachabteilungen für ihre Vertragsdaten oftmals eigene Formate bzw. Datenbanken verwenden. Erste Herausforderung dieser Situation ist oftmals schon das Finden der gewünschten Dokumente – egal ob in digitaler oder gedruckter Form. Darüber hinaus bestehen Gefahren bei der Nachvollziehbarkeit der einzelnen Versionen eines Dokuments und der Aspekt, dass klassische Archive mit gedruckten Dokumenten viel Platz benötigen und dadurch zusätzliche Kosten entstehen (siehe auch Blogartikel „DMS als Beitrag zum Umweltschutz“). Durch ein digitales Dokumentenmanagement können diese Umstände korrigiert werden und eine zentrale, digitale Vertragsablage geschaffen werden.

Die Lösung

inPoint DMS - Digitales Vertragsmanagement bildet den gesamten Vertragszyklus sowie die Verwaltung transparent ab. Von der Vertragsanbahnung, über Erstellung, Verhandlung, Prüfung und Freigabe bis hin zur Unterzeichnung, Abgabe und Fristenmanagement und Archivierung. Die inPoint DMS Vertragsakte erfüllt alle Anforderungen, gegebenenfalls mit Anbindung an Ihre bestehenden Systeme.

Prozessgesteuertes Vertragsmanagement stellt die Basis für diese Smart Contracts dar. Die Umsetzung erfolgt mit Hilfe von regelbasierten Prozessen und einer sicheren Authentifizierungsmethode.

Der Nutzen

Die digitale Vertragsakte von inPoint DMS bringt Vorteile auf vielerlei Ebenen. Zusammengefasst ermöglicht sie eine Vertragsübersicht, Fristenmanagement, Vergabe von Berechtigungen, Konversation zwischen allen internen und externen Beteiligten, Aufgabenverteilung und Prozessgestaltung, das Anlegen verschiedener Versionen, Volltextsuche, Revisionssicherheit, die Erstellung diverser Reports und vieles mehr.

Je nach Berechtigung können Anwender inPoint DMS Vertragsdokumente öffnen und ändern. Änderungen werden automatisch als neue Dokumentenversion in der digitalen Vertragsakte angelegt, wodurch ein Höchstmaß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit garantiert ist. Sämtliche unternehmensinterne und -externe Personen, die an der Vertragserstellung beteiligt sind, können in Echtzeit Dokumente dazu erstellen und während der Vertragsdauer im Rahmen digitaler Akten verwalten. inPoint DMS ermöglicht das einfache Erstellen von Verträgen mittels Vorlagen sowie das digitale Freigeben von Verträgen. Auch das Auffinden wird dank Suchformular und Volltextsuche um ein Vielfaches einfacher und schneller. Darüber hinaus können Dokumente und Daten von Drittsystemen durch Drag and Drop in inPoint DMS übertragen werden. Die Datenpflege reduziert sich dadurch erheblich. Die integrierte Vorlagenbibliothek verbessert die Qualität bei der Erstellung neuer Verträge. 

Die Wahrung vereinbarter Fristen ist durch die Wiedervorlagefunktion sichergestellt. Für sensible Dokumente gibt es eine geschützte Ablagemöglichkeit entsprechend der DSGVO. inPoint DMS ermöglicht sehr flexibel zentralen wie mobilen Zugriff von Computer, Notebook, Tablet und Smartphone. Medienbrüche werden vermieden und das Vertragsmanagement ist revisionssicher.

Alle Vertragsdokumente, Bilddateien und relevanten Mails werden zentral an einer Stelle entsprechend den DSGVO-Vorgaben abgelegt.
Profitieren Sie vom langjährigen Knowhow der ESCAT Dokumentenmanagement GmbH und informieren Sie sich jetzt zum Thema „digitales Vertragsmanagement“. Weitere innovative Fachbereichslösungen finden Sie hier auf unserer Website. 

Für weiterführende Informationen, Beratungen und Terminvereinbarungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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