Dokumentenmanagement
08.05.2023
Vorteile einer digitalen Rechnungsverarbeitung für Unternehmen und Organisationen
In der heutigen digitalen Welt sind Unternehmen ständig auf der Suche nach Möglichkeiten ihre Prozesse zu optimieren und effizienter zu arbeiten. Eine zeitaufwändige Aufgabe ist die Verarbeitung von Rechnungen. In vielen Unternehmen sind Rechnungsverarbeitungsprozesse oft noch unzureichend oder nur teilweise digitalisiert. Manuelle und papierbasierte Prozesse sind zeitintensiv, kostspielig und bergen das Risiko von Übertragungsfehlern. Auch die derzeitige Situation des aktuellen Personalmangels macht es für Unternehmen unerlässlich manuelle Routineaufgaben zu reduzieren.
Die Lösung ist eine digitale Rechnungsverarbeitung, die Unternehmen jeder Größe dabei unterstützt, ihre Rechnungsprozesse zu automatisieren, zu beschleunigen und zu verbessern. In diesem Blog-Artikel befassen wir uns näher mit der digitalen Rechnungsverarbeitung und beleuchten ihre Vorteile.
Was ist eine digitale Rechnungsverarbeitung?
Rechnungen werden in elektronischer Form empfangen, ausgelesen, geprüft, verarbeitet und archiviert. Die Verarbeitung erfolgt dabei weitgehend automatisch mittels spezieller Softwarelösungen, die Daten aus den Rechnungen erfassen, verarbeiteten und entlang definierter Pfade an andere Systeme des Unternehmens übertragen (z.B. ERP, Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagement-Systeme).
Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung
- Zeitersparnis: Eine papierbasierte Rechnungsverarbeitung kann zeitaufwändig sein, da sie manuelle Schritte wie das Erfassen von Daten, das Prüfen von Rechnungen und das Archivieren von Papierdokumenten erfordert. Mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung können diese Schritte digitalisiert und automatisiert werden, was die Bearbeitungszeit erheblich reduziert und gleichzeitig zu effizienteren Workflows führt.
- Schnellere Freigabe- und Genehmigungsprozesse: Über konfigurierbare, regelbasierte Genehmigungs- und Ausnahmeworkflows werden Rechnungen automatisiert an die entsprechenden Mitarbeiter*in zur Freigabe und Genehmigung weitergeleitet. Dies beschleunigt den Prozess und ermöglicht eine schnellere Zahlung von Rechnungen.
- Fehlerreduzierung: Eine manuelle Dateneingabe birgt das Risiko von Fehlern, die zu falschen Buchungen oder Zahlungen führen können. Die Verwendung einer digitaler Rechnungsverarbeitung minimiert diese Risiken, da die Software-Daten automatisch erfasst und validiert. Durch die automatisierte Inhaltserfassung (OCR) werden Rechnungsinhalte erkannt und entsprechend zugeordnet. Zudem erfolgt ein automatischer Abgleich zum Bestellbezug. Dadurch werden manuelle Eingabe- und Übertragungsfehler reduziert und die Genauigkeit Ihrer Buchhaltung verbessert. Dies erhöht die Verarbeitungsgeschwindigkeit und trägt zu einer verbesserten Lieferanten- und Kundenbeziehung bei.
- Kosteneinsparungen: Eine papierbasierte Rechnungsverarbeitung kann hohe Kosten für Personal, Druck, Versand und Lagerung von Papierdokumenten verursachen. Mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung minimieren Sie diese Kosten weitgehend, da zeitaufwändige manuelle Routineaufgaben automatisiert und digitalisiert werden. Zudem können Sie von Skontovorteilen und Frühzahlungsrabatten profitieren, da Rechnungen schneller bearbeitet und bezahlt werden.
- Verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Über eine digitale Rechnungsverarbeitung haben Sie einen besseren Überblick über ihren Rechnungsstatus. Der aktuelle Fortschritt der Rechnungsverarbeitung kann einfach verfolgt und offene Rechnungen identifiziert werden. Darüber hinaus ermöglicht die digitale und zentrale Archivierung von Rechnungen (z.B. in einem Dokumentenmanagement-System) eine problemlose Suche und Nachvollziehbarkeit von Verarbeitungsprozessen. Eine digitale Rechnungsverarbeitung verbessert zudem Ihre Compliance.
Fallbeispiel einer ausgewählten Rechnungsverarbeitungssoftwarelösung:
Erfassung, Genehmigungsworkflow (2 Stufen >> kommerzielle- und fachliche Genehmigung), 3 User, 1.000 Rechnungen, unbegrenzte Seiten pro Jahr
- SaaS Lösung, Laufzeit 36 Monate: € 29,00 exkl. MwSt. / Monat
- Einrichtungskosten einmalig: ab € 2.800,00 exkl. MwSt. (je nach Anforderung)
ESCAT Dokumentenmanagement GmbH analysiert Ihre bestehenden Rechnungsprozesse und bietet digitale Lösungen etablierter Softwarepartner auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen, Unternehmensgröße und Budgetvorgaben. Die Softwareprodukte unserer Partner erfordern keine Neuentwicklung und können bei Bedarf in Ihre bestehende Systemlandschaft (ERP, SAP, Buchhaltungssoftware) integriert werden. Individuelle Anpassungsmöglichkeiten bieten die notwendige Flexibilität.
Optimieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung!
Erfahren Sie wie moderne und nachhaltige Lösungen Ihnen helfen können Ihre Rechnungen schneller und automatisiert zu verarbeiten, Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern. Jetzt Erstberatung oder Demotermin anfragen.