Vorteile einer mobilen und digitalen Formularerfassung für Unternehmen.

Formulare manuell ausfüllen und die Daten in Systeme eintragen. Was für ein Aufwand, verschwendete Zeit und Fehleranfälligkeit! In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die Vorteile einer mobilen und digitalen Formularerfassung für Unternehmen.

Anträge, Serviceberichte, Übergabeformulare, Einsatzplanung, Ortsbegehung, Zeiterfassung, Tätigkeitsnachweise, Gesprächsprotokolle, Wartungsprotokolle, Instandhaltungsprotokolle, Schadensmeldungen, Gutachten, Wiegescheine, Dokumentationen, Checklisten, Lagerverwaltung, Auslieferungsnachweise, Produktionsprotokolle u.v.m.

Formulare, Protokolle und Berichte sind ein wichtiger Bestandteil in vielen Unternehmensbereichen. Trotz umfangreichen Digitalisierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten werden diese Prozesse oft noch in Papierform abgewickelt und Daten manuell in IT-Systeme übertragen. Dies bindet wertvolle Arbeitsressourcen, verzögert Bearbeitungsprozesse und birgt zudem das Risiko von Übertragungsfehlern. 

Durch eine mobile und digitale Formularerfassung lassen sich diese Prozesse digitalisieren und entlang vorgefertigter Workflows schnell und bequem erfassen, bearbeiten und weiterleiten. Daten sind zudem in Echtzeit für mobile Mitarbeiter und das Backoffice jederzeit abrufbar und können rasch bearbeitet werden.

Eine benutzerfreundliche Lösung zur mobilen und digitalen Formularerfassung bietet die Software „Business Connect™“ von Tungsten (ex Kofax). Maßgeschneiderte Eingabefelder und Workflows ermöglichen einen schnellen und reibungslosen Bearbeitungsprozess. Auch die Ablage und Weiterleitung erfolgt automatisiert, was zu einer erheblichen Zeitersparnis und verbesserten Datenqualität beiträgt.

Vorteile im Überblick:

• Vollständiger digitaler Formular-Prozess mit produktiven Workflows
• Verlagerung analoger Arbeiten auf Smartphone oder Tablet
• Erfassung der Daten, zeit- und ortsunabhängig
• Flexibilität für alle Mitarbeiter (Innen- und Außendienst)
• Informationen in Echtzeit an weiterführende Systeme
• Integration in bestehende IT-Systeme
• Fehlervermeidung bei Datenübertragung
• Enorme Zeitersparnis

Zur Veranschaulichung zwei Praxisbeispiele.

Anwendungsbeispiel 1 – Hausverwaltung

Ein Mitarbeiter einer Hausverwaltung füllt täglich unterschiedliche Protokolle und Formulare per Hand aus:

• Wohnungsübergabe, Schlüsselprotokoll
• Objektbesichtigung, Besprechungsprotokoll
• Schadensmeldung

Dies ist ein zeitaufwendiger Prozess. Außerdem müssen Protokolle an unterschiedliche Personen gesendet werden, Fotos integriert und dem Objekt zugewiesen werden. 

Vorteile für die Hausverwaltung durch Einführung einer digitalen Formularerfassung:

• Live-Zugriff auf die Liegenschaftsdatenbank (Objektdaten, Wohnungen, Mieterdaten)
• Alle Formulare werden strukturiert und mit validen Daten abgelegt
• Formulare werden nach Erstellung automatisch an diverse Firmen und Personen versendet
• Fotos werden mit in die Formulare eingebettet
• Daten von der Schadensmeldung werden zur Nachverfolgung in eine Datenbank eingebracht
• Digitale Formulare können schneller ausgefüllt und bearbeitet werden

Anwendungsbeispiel 2 - Spenglerei

Unterschiedliche Papierformulare werden jeden Tag durch Mitarbeiter der Spenglerei ausgefüllt. 

• Bautagesbericht, Begehungsprotokoll
• Regiebericht, Warnpflicht, Lokalaugenschein
• Besprechungsprotokoll & Baustelleneinrichtung

Lange Wartezeit auf wichtige Protokolle. Rechnungslegung oder Angebotslegung verzögert sich.

Vorteile für die Spenglerei durch digitale Formularprozesse:

• Strukturierte Ablage der Formulare
• Fotos werden in Echtzeit dem jeweiligen Projekt zugewiesen
• Die Zeiterfassung des Mitarbeiters fließt mit ein
• Berichte werden direkt abgelegt und dem Backoffice zugewiesen
• Echtzeitabfrage valider Daten – CRM-Daten und Materialien

Sie möchten mehr über die vielseitigen Möglichkeiten einer digitalen und mobilen Formularerfassung erfahren oder wünschen eine Beratung?

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ESCAT Dokumentenmanagement GmbH ist Ihr verlässlicher Partner für alle Agenden rund um Dokumentenmanagement, Digitalisierung und Managed Print Services. Wir analysieren Ihre bestehenden Prozesse und bieten zukunftssichere Lösungen auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen, Unternehmensgröße und Budgetvorgaben. Von der Planung und Konzeption über die Implementierung bis zur laufenden Optimierung stehen Ihnen unsere Expert*innen gerne zur Verfügung.
 

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