Was ist bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zu beachten?

Die Entscheidung ist getroffen: Ein (neues) Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird im Unternehmen eingeführt. Was passiert jetzt? Welche Punkte sind zu beachten, damit dieses Projekt aus technischer, finanzieller und zeitlicher Sicht erfolgreich abgewickelt werden kann?

Die Herausforderung

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist nicht vergleichbar mit dem Kauf und der Installation einer einfachen Software. Es gilt grundlegende Unternehmensprozesse neu zu denken und vorab alle beteiligten Personen/Abteilungen darauf vorzubereiten. Ein DMS unternehmensweit zu implementieren ist ein komplexes Projekt, gilt es doch abteilungsübergreifende Prozesse einzuführen und Insellösungen abzulösen. Das Bewusstsein dafür muss lange vor dem Projektbeginn geschaffen werden. Erfolgsentscheidend ist letztendlich, dass alle an einem Strang ziehen bzw. darf als Minimalanspruch kein Widerstand von meinungsbildenden Mitarbeiter*innen entstehen.

Die Lösung

Die volle interne Überzeugung der Entscheidung, der richtige Partner, ausreichend Zeit, ein schlüssiges Konzept und eine schrittweise Umsetzung sind wesentliche Aspekte einer erfolgreichen DMS-Einführung. 

• Die interne Überzeugung: Die Entscheidung für die Einführung eines neuen DMS-Systems muss von der Geschäftsführung und dem Topmanagement ausgehen und getragen werden. Nur mit der vollen Rückendeckung aller Entscheidungsträger*innen kann ein Projekt, das tief in die Firmenstrukturen eingreift, erfolgreich umgesetzt werden. Niemals darf eine DMS-Einführung von der IT-Abteilung oder einzelnen Fachbereichen ausgehend in Angriff genommen werden, ohne dass von Beginn an das Management am selben Strang zieht. Die interne Kommunikation ist in diesem Zusammenhang ebenfalls von großer Bedeutung. Die Entscheidung zu einem DMS und die Ansiedlung der Projektverantwortung auf höchster Ebene im Unternehmen müssen mit ausreichender Vorlaufzeit unternehmensweit kommuniziert werden.
• Der richtige Partner: Erfahrung in gesamtunternehmerischer Betrachtungsweise ist eine Grundvoraussetzung, die vom Umsetzungspartner mitgebracht werden muss. Neben der Erfahrung in der Ausrollung von Dokumentenmanagementsystemen dient der/die Partner*in als Sparingpartner*in für das Management und die Abteilungsleiter*innen, wenn es darum geht Prozesse neu abzubilden. Nicht jeder historisch gewachsene Prozess in einem Unternehmen ist zeitgemäß und muss von mehreren Seiten beleuchtet und analysiert werden. Hierbei ist ein erfahrener Implementierungspartner von enormer Bedeutung, da er zum einen den Blick von außen mitbringt und zum anderen die technischen Möglichkeiten des neuen IT-Systems kennt.
• Zeit einplanen: Vor dem Projektstart muss bei allen involvierten Personen – unabhängig der Hierarchieebene – das Bewusstsein geschaffen werden, dass die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ein anspruchsvolles Projekt ist, für das auch entsprechend Zeit und Durchlaufzeit reserviert werden muss. Nur mit diesem Bewusstsein, und der dadurch entstehenden Ausdauer, kann die Einführung zu einem Erfolg werden. 
• Das Konzept: Der Fahrplan wie die DMS-Einführung stattfinden soll muss in einem schlüssigen Konzept, dass allen betroffenen Mitarbeiter*innen zur Verfügung steht, abgebildet werden. Der Umsetzungspartner ist bei der Konzepterstellung unbedingt zu involvieren, da technische Aspekte und Erfahrungswerte zu diesem Zeitpunkt nur dadurch richtig ausgeführt werden können. Ebenso muss im Konzept eine klare Strategie erkennbar und schlüssig erklärt, sein. Dadurch wird wiederum die Akzeptanz des Projekts und letztendlich des DMS stark erhöht. 
• Schrittweise Umsetzung: Nachdem die technische Basis geschaffen wurde, gilt es eine modulare Umsetzung zu verfolgen. Dabei wird das Dokumentenmanagementsystem in ausgewählten Bereichen (z.B. Abteilungen oder Prozesse) nach und nach ausgerollt. Dadurch werden existierende Insellösungen nach und nach in das DMS übergeleitet und abgeschafft. Die schrittweise Umsetzung erlaubt den etablierten Betrieb im Unternehmen aufrecht zu erhalten und immer nur ausgewählte Benutzergruppen im Umgang mit dem neuen System zu schulen bzw. anfangs zu begleiten und deren Prozesse weiter zu optimieren und zu dokumentieren. Erst wenn eine Abteilung bzw. ein Prozess erfolgreich übergeleitet wurde, erfolgt der nächste Schritt. Würde eine Umstellung unternehmensweit stattfinden würde dies den Betrieb stark gefährden.
• Weitere Voraussetzungen: Neben den beschriebenen Punkten müssen vor dem Projektstart ebenfalls die IT-Systemvoraussetzung geprüft werden. Dadurch werden ungewollte Überraschungen während der Umsetzungsphase vermieden. Ebenso gilt es das Projekt in der Budgetplanung zu berücksichtigen und ausreichend Ressourcen zu reservieren.

Werden diese Voraussetzungen erfüllt, steht einer erfolgreichen DMS-Einführung in Ihrem Unternehmen nichts mehr im Weg!

Der Nutzen

Durch die Einführung eines unternehmensweiten Dokumentenmanagementsystems profitiert Ihr Unternehmen z.B. durch:

• Geringen Integrationsaufwand (bewährte Modul- und Softwarelösungen die individuell angepasst werden können)
• Mitarbeiterentlastung und Steigerung der Effizienz
• Zeit- und Kosteneinsparung
• Steigerung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit
• Optimierung von Dokumentenprozessen

Weitere Vorteile finden Sie auf unserer Website im Bereich Dokumentenmanagement sowie in unserem Blogartikel „10 Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems“. 

Die ESCAT Dokumentenmanagement GmbH ist Ihr verlässlicher Partner für alle Agenden rund um das Dokumentenmanagement. Von der Planung und Konzeption über die Implementierung bis zur laufenden Optimierung stehen Ihnen unsere Expert*innen zur Verfügung. Darüber hinaus unterstützt Sie ESCAT rund um die Digitalisierung von Dokumenten nach aktuellen Standards, sowie bei der Umsetzung moderner Managed Print Services. 

Für weiterführende Informationen, Beratungen und Terminvereinbarungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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